Všeobecné podmínky

1. Úvodní ustanovení

Tento dokument stanoví podmínky pro získání registrace na Akci a některé podmínky účasti na Akci.

Akce je pořádána Pořadatelem v termínech a na místě uvedených výše jako spolková komunitní akce. Akce je určena výlučně pro členy Spolku, kteří uhradí mimořádný členský příspěvek na náklady spojené s Akcí. Akce je pořádána jako nezisková, v souladu se zaměřením a účelem Pořadatele podle jeho stanov. Případný výtěžek z Akce vynaloží Pořadatel na další plnění cílů plynoucích ze stanov, zejména na pořádání dalších běhů Akce.

Akce je živou hrou na hrdiny (larpem) — několikadenní společnou improvizovanou hrou, v níž Účastníci ztvárňují smyšlené postavy ve smyšleném světě. Hra je obsahově, fyzicky a zejména psychicky náročná a záměrně pracuje s tíživými tématy, jako jsou útlak, strach, nespravedlnost, ztráta a smrt postav. Veškeré dění ve Hře, včetně jednání ostatních postav vůči postavě Účastníka, je fikcí a nelze z něj dovozovat žádná práva ani je vztahovat k osobám Účastníků mimo Hru.

Akce je neoficiálním fanouškovským projektem bez jakékoli vazby na držitele autorských práv k dílu, jímž se inspiruje. Akce není tímto dílem ani jeho držiteli autorských práv nijak podporována, schválena ani autorizována.

Uhrazením mimořádného členského příspěvku Účastník potvrzuje, že se s těmito podmínkami seznámil, rozumí jim a zavazuje se je dodržovat.

2. Účastníci akce

Účastníky Akce mohou být pouze členové Spolku starší osmnácti let, kteří splní podmínky pro účast na Akci uvedené v tomto článku (dále jen „Účastník“). Účastníkem se může stát pouze fyzická osoba, která

• A) byla Pořadatelem vybrána k účasti na Akci podle čl. 3.2, a současně
• B) uhradí mimořádný členský příspěvek na konání Akce (dále jen „Příspěvek“), a současně
• C) je členem Spolku, a to buď (i) řádným členem Spolku, nebo (ii) účastnickým členem ve smyslu čl. III stanov Spolku.

Registrace na Akci je zároveň žádostí o účastnické členství ve Spolku. Podáním přihlášky prostřednictvím webové aplikace na adrese tickets.vzz.imerze.cz podává zájemce elektronickou žádost o účastnické členství ve Spolku. Účastnické členství vzniká podáním této žádosti a zaplacením Příspěvku (čl. III odst. 3 stanov Spolku). Úhrada pravidelných členských příspěvků členy Spolku nenahrazuje úhradu Příspěvku.

Účastnické členství opravňuje k účasti na akcích a aktivitách pořádaných Spolkem. Nezakládá právo účastnit se členské schůze Spolku ani na ní hlasovat a nevznikají z něj povinnosti nesouvisející s činností Spolku. Zaniká zejména oznámením Účastníka o vystoupení ze Spolku a dále tehdy, nezúčastní-li se Účastník po dobu jednoho roku žádné akce Spolku.

Odmítnutí nového člena. Statutární orgán Spolku je oprávněn nového člena do třiceti dnů ode dne vzniku členství odmítnout; členství pak zaniká dnem doručení vyrozumění o odmítnutí. V takovém případě Spolek uhrazený Příspěvek Účastníkovi vrátí do třiceti dnů ode dne odmítnutí a Účastník se Akce nezúčastní.

Pořadatel je oprávněn ověřit věk Účastníka při příjezdu dokladem totožnosti; odepření prokázání věku je důvodem k nevpuštění na Akci bez nároku na vrácení Příspěvku.

2.1 Kategorie účasti

Účast na Akci má tyto podoby podle zvolené kategorie registrace:

• Hráč (student) — účast v roli jedné z pětadvaceti studentských postav po celou dobu běhu Hry. Postavu Účastníkovi přiděluje Pořadatel s přihlédnutím k jeho preferencím; na konkrétní postavu ani kolej nevzniká nárok.
• NPC (nehratelná postava) — účast v roli postavy, kterou Pořadatel obsazuje pro potřeby vedení příběhu; rozsah a náplň role určuje Pořadatel.
• Pomocník — organizační, technická, kuchařská nebo jiná podpůrná výpomoc při Akci podle pokynů Pořadatele, zpravidla bez vlastní herní postavy nebo jen s dílčí rolí.

2.2 Účast na vlastní nebezpečí, zdravotní způsobilost

Uhrazením Příspěvku Účastník prohlašuje, že je zdravotně a psychicky způsobilý k účasti na několikadenní fyzicky i psychicky náročné hře, že si není vědom omezení, které by mu v účasti bránilo, a že se Akce účastní na vlastní odpovědnost a nebezpečí. Účastník bere na vědomí, že součástí programu je pobyt a pohyb venku za každého počasí, i v noci, omezený spánek a dlouhodobá emoční zátěž.

Trpí-li Účastník onemocněním nebo omezením, které může mít vliv na jeho bezpečnost během Akce (zejména epilepsie, astma, srdeční onemocnění, těhotenství, závažná alergie, úzkostná nebo jiná duševní onemocnění), doporučuje Pořadatel jeho sdělení v registračním dotazníku nebo e-mailem na kontaktní adresu; sdělení je dobrovolné a slouží výlučně k zajištění bezpečnosti Účastníka. Užívá-li Účastník léky, které může v průběhu Akce potřebovat, je povinen si je vzít s sebou a mít je u sebe.

Účastník je povinen řídit se pokyny Pořadatele a osob pověřených organizací Hry. Pořadatel je oprávněn Účastníka z jednotlivé aktivity nebo z celé Hry vyloučit, pokud to vyžaduje bezpečnost Účastníka nebo ostatních osob; takové vyloučení nezakládá nárok na vrácení Příspěvku ani jeho části.

2.3 Bezpečnostní mechanismy hry a citlivá témata

Před zahájením Hry Pořadatel seznámí Účastníky s pravidly Hry a s bezpečnostními mechanismy, které umožňují kdykoli zmírnit, přerušit nebo ukončit probíhající herní scénu. Účastník je povinen tyto mechanismy znát, respektovat je u ostatních a je oprávněn je kdykoli sám použít, a to bez nutnosti cokoli vysvětlovat.

Účastník je oprávněn kdykoli odmítnout účast na konkrétní scéně nebo aktivitě a kdykoli Hru opustit; ukončení účasti z vlastního rozhodnutí nezakládá nárok na vrácení Příspěvku ani jeho části. Pořadatel Účastníky předem informuje o tématech, s nimiž Hra pracuje, a v registračním dotazníku zjišťuje témata, kterým se Účastník přeje vyhnout; tyto preference Pořadatel zohlední v rozsahu, v jakém je to při společné hře pro pětadvacet hráčů možné, plné vyloučení tématu však zaručit nelze.

Hra záměrně pracuje s konfliktem, nátlakem, násilím a dalšími tíživými tématy. Tato témata se ve Hře odehrávají výhradně v hranicích a způsobem, které Pořadatel předem stanoví v pravidlech Hry — zpravidla prostřednictvím zastupujících mechanik, tedy smluveného symbolického jednání, které danou situaci ve fikci znázorňuje, aniž by k ní mezi Účastníky skutečně docházelo. Rozsah přímého fyzického kontaktu mezi postavami vymezují pravidla Hry; nad tento rámec je kontakt možný pouze po předchozí domluvě dotčených Účastníků a kterýkoli z nich jej může kdykoli ukončit.

Jednání, které tyto hranice překračuje — zejména skutečné násilí nebo agrese, sexuální obtěžování, nebo pokračování ve scéně poté, co Účastník použil bezpečnostní mechanismus — není součástí Hry, je nepřípustné a nelze je omlouvat rolí postavy ani herní situací.

Pořadatel je oprávněn vyžadovat při příjezdu podpis souhlasu s pravidly Akce, případně i podpis prohlášení o vlastní odpovědnosti. Odmítnutí podpisu je důvodem k nevpuštění na Akci bez nároku na vrácení Příspěvku.

3. Členský příspěvek a registrace

3.1 Výše příspěvku

Příspěvek je příjmem Pořadatele a slouží k úhradě nákladů na pořádání Akce. Výši Příspěvku určuje Pořadatel zejména v závislosti na zvoleném balíčku; aktuální výši zjistí zájemce prostřednictvím webové aplikace určené k přihlašování, úhradě Příspěvků a vydávání registrací na adrese tickets.vzz.imerze.cz. Rozhodná je výše platná v okamžiku přijetí přihlášky.

Pořadatel nabízí pro kategorii hráčů několik balíčků, které se liší výší Příspěvku a rozsahem hmotných předmětů, jež Účastník obdrží nad rámec Hry. Výše Příspěvku u jednotlivých balíčků a jejich obsah jsou uvedeny na stránce Praktické informace na webu Akce a v registračním systému; Pořadatel je oprávněn je pro další běhy Akce měnit. Pro Účastníka je rozhodná výše Příspěvku a obsah balíčku platné v okamžiku přijetí jeho přihlášky.

Každý balíček zahrnuje ubytování v budově na postelích či na matraci, stravu v rozsahu 3× večeře, 2× oběd, 3× snídaně a svačinky, samotnou Hru včetně rekvizit a postavy a půjčení části kostýmu (kolejní kravata, plášť, šála, případně svetr). Podrobný a závazný rozsah plnění zahrnutého v ceně je uveden na stránce Praktické informace na webu Akce.

Výši Příspěvku pro kategorie NPC a pomocníků stanoví Pořadatel samostatně; sdělí ji v příslušném registračním formuláři. Doplňkové zboží nad rámec balíčku (zejména tričko) si Účastník objednává samostatně a hradí je spolu s Příspěvkem.

3.2 Přihláška a výběr účastníků

Kapacita Akce je omezena na pětadvacet hráčů na běh. Podání přihlášky nezakládá nárok na účast na Akci. Registrace hráčů na 11. a 12. běh se otevírá 28. 9. 2026, registrace NPC a pomocníků 30. 10. 2026.

Způsob výběru. Převyšuje-li počet přihlášek kapacitu Hry, rozhoduje o obsazení Pořadatel kombinací náhodného losu a vlastního uvážení. Část míst Pořadatel obsazuje losem mezi zájemci, kteří podali přihlášku; o zbývajících místech rozhoduje podle vlastních preferencí. Poměr losovaných míst k místům obsazovaným podle uvážení Pořadatele není pevně stanoven — Pořadatel jej určuje pro každý běh samostatně podle potřeb Hry.

Preference Pořadatele mohou zohlednit zejména:

• zásluhy zájemce — dřívější podíl na tvorbě, přípravě nebo realizaci Akce, účast v roli NPC nebo pomocníka, jakož i jinou pomoc Pořadateli nebo Spolku;
• potřeby obsazení — aby Hra mohla proběhnout v zamýšlené podobě, je třeba obsadit všechny postavy a koleje a vyvážit jejich rozložení; Pořadatel proto může zohlednit preference zájemce ohledně postavy a koleje, jeho dosavadní herní zkušenost i vzájemné vazby mezi postavami;
• průběh dřívější účasti — zejména dodržování pravidel Hry, těchto podmínek a pokynů Pořadatele.

Výběr účastníků není soutěží ani veřejným příslibem a Pořadatel není povinen jej jednotlivým zájemcům zdůvodňovat. Zájemci, který nebyl vybrán, nevzniká nárok na účast na Akci ani právo na jakoukoli náhradu.

Z podaných přihlášek Pořadatel sestaví obsazení Hry a o výsledku vyrozumí každého zájemce e-mailem. Zájemci, který byl k účasti vybrán, zašle Pořadatel spolu s vyrozuměním pokyny k úhradě Příspěvku, včetně bankovního účtu, částky a variabilního symbolu. O výběru účastníků rozhodují vždy lidé z organizačního týmu; nejde o rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování (viz čl. 5.1 a 6.5).

Přihláška, ani její přijetí, nezakládá povinnost zájemce Příspěvek uhradit; neuhrazením Příspěvku ve lhůtě uvedené v platebních pokynech přihláška bez dalšího zaniká a místo se vrací do nabídky. Zájemce, který nebyl vybrán, může být Pořadatelem zařazen mezi náhradníky; v takovém případě jej Pořadatel osloví, uvolní-li se místo.

3.3 Platba a dodání registrace

Příspěvek se hradí bankovním převodem na účet Pořadatele pod variabilním symbolem uvedeným v platebních pokynech. Příspěvek se považuje za uhrazený okamžikem připsání na účet Pořadatele.

Pořadatel je po uhrazení Příspěvku povinen dodat Účastníkovi registraci na Akci vázanou na jméno Účastníka, a to bez zbytečného odkladu výlučně v elektronické podobě na e-mail určený Účastníkem. Účastník nemá nárok na dodání registrace dříve, než bude Příspěvek uhrazen v plné výši na bankovní účet Pořadatele. Registrace opravňuje Účastníka k účasti na Akci za splnění a respektování podmínek určených Pořadatelem, mimo jiné i v těchto podmínkách.

Registrace je vázána na konkrétní běh Akce. Přeregistrování na druhý běh je možné pouze se souhlasem Pořadatele a jen tehdy, dovoluje-li to obsazení Hry; na přeregistrování nemá Účastník nárok.

Registrace jsou nepřenosné a platí vždy pouze pro jednoho Účastníka. Vzhledem k tomu, že součástí Hry je postava připravená konkrétnímu Účastníkovi na míru, Pořadatel převod registrace na jinou osobu zpravidla neumožňuje; na žádost Účastníka jej však může povolit nebo může opravit údaje na registraci. Žádosti o převod registrace ani o jiné změny údajů nebude Pořadatel přijímat později než 7 dnů před zahájením příslušného běhu.

3.4 Storno

Příspěvek je nevratný s výjimkou případů uvedených v tomto článku, v čl. 2 (odmítnutí nového člena) a v čl. 4.4 (zrušení Akce). Zruší-li Účastník svou účast, vrátí mu Pořadatel Příspěvek v této výši podle okamžiku, kdy bylo zrušení účasti doručeno Pořadateli na kontaktní e-mail:

• déle jak dva měsíce před zahájením příslušného běhu — vracíme 100 %;
• méně jak dva měsíce před zahájením příslušného běhu — vracíme 50 %;
• méně jak měsíc před zahájením příslušného běhu — vracíme 0 %.

Uhrazené tričko nelze stornovat. Totéž platí pro další doplňkové zboží vyráběné na míru Účastníkovi, bylo-li již vyrobeno. Vrácená částka se zasílá převodem na bankovní účet, ze kterého byl Příspěvek odeslán, nejpozději do 30 dnů ode dne doručení oznámení o zrušení účasti.

3.5 Nedodání registrace

Neobdrží-li Účastník registraci nejpozději do 7 dnů po plném uhrazení Příspěvku, je povinen bez zbytečného odkladu, nejpozději však do tří dnů od uplynutí uvedené lhůty, kontaktovat Pořadatele a oznámit mu, že registraci neobdržel. Pro tyto účely Účastník sdělí Pořadateli jméno a e-mailovou adresu, které uvedl jako kontaktní, resp. identifikační údaje při úhradě Příspěvku. Zjistí-li Pořadatel, že registrace skutečně nebyla doručena, zavazuje se ji zaslat znovu na Účastníkem zadanou e-mailovou adresu nejpozději do 7 dnů, nejdéle však 1 hodinu před zahájením Akce.

4. Práva a povinnosti pořadatele a účastníka

Účastník se uhrazením Příspěvku zavazuje dodržovat veškeré účinné právní předpisy České republiky a pravidla stanovená Pořadatelem Akce. Dále se Účastník uhrazením Příspěvku zavazuje podrobit se provoznímu a ubytovacímu řádu místa konání Akce a zacházet šetrně s vybavením místa konání i s rekvizitami a kostýmy zapůjčenými Pořadatelem. Škodu způsobenou úmyslně nebo hrubou nedbalostí hradí Účastník.

Pořadateli Akce je vyhrazeno právo na změnu programu, termínu a místa konání. Uhrazením Příspěvku bere Účastník toto právo Pořadatele na vědomí. O podstatné změně Pořadatel Účastníky vyrozumí e-mailem.

4.1 Zakázané předměty a jednání

• Účastníkům je zakázáno vnášet do místa konání Akce a jeho bezprostředního okolí a držet v něm jakékoli zbraně, včetně zbraní airsoftových a paintballových, a to i jako součást kostýmu.
• Herní rekvizity napodobující zbraně a nebezpečné předměty jsou přípustné výhradně tehdy, poskytne-li je pro účely Hry Pořadatel nebo je Pořadatel předem výslovně schválí. To se nevztahuje na hůlku, která je běžnou součástí kostýmu. S rekvizitami se smí zacházet pouze v rámci Hry a podle pokynů Pořadatele.
• Účastník je povinen respektovat a zcela důsledně dodržovat právní předpisy ohledně zákazu držení a užívání jakýchkoli nedovolených omamných nebo psychotropních látek, přípravků je obsahujících, prekursorů nebo jedů po celou dobu trvání Akce. Účastníkům je zakázán vstup a pobyt v místě konání Akce pod vlivem uvedených látek.
• Po celou dobu probíhající Hry je zakázána konzumace alkoholu. Mimo herní čas se alkohol konzumuje pouze v rozsahu, který připouští provozní řád místa konání a pokyny Pořadatele; Pořadatel je oprávněn konzumaci alkoholu v místě konání zcela zakázat. Obsluha a Pořadatel jsou oprávněni odmítnout podání alkoholu osobě zjevně pod jeho vlivem.
• Kouření je dovoleno pouze na místech k tomu vyhrazených provozovatelem místa konání; otevřený oheň lze rozdělávat výhradně se souhlasem Pořadatele a provozovatele místa konání.
• Po celou dobu trvání Akce platí v místě konání zákaz přítomnosti zvířat. Tím není dotčeno právo na doprovod asistenčního psa.

4.2 Oblečení a chování

Účastník je povinen účastnit se Akce vhodně oblečen a vybaven podle seznamu zveřejněného na webu Akce (zejména spacák, oblečení pro případ zimy, formální oblečení a hůlka). Pořadatel vyzývá Účastníky k respektování tematického zaměření Akce a k podpoře její atmosféry volbou vhodného tematického oblečení. Nahota se za tematické oblečení nepovažuje. Účastník je povinen chovat se k ostatním Účastníkům, pomocníkům a personálu místa konání s respektem; obtěžování, agrese a jednání narušující bezpečnost nebo atmosféru Akce jsou nepřípustné, a to i tehdy, je-li takové jednání zdůvodňováno hraním postavy.

4.3 Vyloučení z akce

Pořadatel je oprávněn vyloučit dočasně nebo trvale z Akce kteréhokoli Účastníka, a to zejména tehdy, bude-li porušovat právní předpisy ČR, tyto podmínky, pravidla Akce nebo pokyny Pořadatele, nebo bude-li jinak narušovat bezpečnost či atmosféru Akce. K uvedenému je oprávněna i osoba Pořadatelem pověřená. Vyloučení z Akce nezakládá právo na vrácení Příspěvku ani jeho části ani na převod registrace na jinou osobu; povinnost nahradit způsobenou škodu tím není dotčena. Vyloučený Účastník je povinen místo konání Akce neprodleně opustit; dopravu si zajišťuje na vlastní náklady.

4.4 Zrušení akce

Dojde-li ze strany Pořadatele k úplnému zrušení Akce nebo některého jejího běhu, bude o tom Účastník, který Pořadateli poskytl svou e-mailovou adresu, jejím prostřednictvím vyrozuměn.

Dojde-li ke zrušení Akce z důvodů na straně Pořadatele, vrátí Pořadatel Účastníkovi Příspěvek v plném rozsahu. Dojde-li ke zrušení Akce z důvodů zčásti na straně Pořadatele nebo z důvodů vyšší moci (zejména hygienická či epidemiologická situace, počasí, nedostupnost místa konání, změny politické nebo bezpečnostní situace apod.), bude Pořadatel vracet Příspěvky v poměrné výši po odečtení prokazatelně vynaložených nezbytných nákladů spojených s přípravou Akce, které nelze získat zpět ani využít pro další běh Akce. Tyto náklady se mezi Účastníky rozdělí poměrně a Pořadatel Účastníkům sdělí, v jaké výši a z jakého důvodu byly odečteny. Příspěvky budou Účastníkovi vráceny převodem na bankovní účet, ze kterého byl Příspěvek zaslán, nejpozději do 30 dnů ode dne, kdy došlo ke zrušení Akce.

4.5 Vady plnění a stížnosti

Má-li hmotný předmět, který Účastník obdrží v rámci balíčku nebo jako doplňkové zboží (zejména hůlka, placka, časopis nebo tričko), vadu, uplatní Účastník právo z vadného plnění u Pořadatele bez zbytečného odkladu po jejím zjištění.

Stížnosti na plnění zahrnuté v ceně Hry, zejména na ubytování a stravu, uplatní Účastník u Pořadatele bez zbytečného odkladu, pokud možno již v průběhu Akce, aby bylo možné zjednat nápravu na místě. Na obsah, průběh a vyznění Hry samotné se právo z vadného plnění nevztahuje — Hra je společným improvizovaným dílem Účastníků a Pořadatele a její konkrétní podobu, ani zážitek jednotlivého Účastníka z ní, nelze předem zaručit.

Žádosti a stížnosti uplatňuje Účastník u Pořadatele prostřednictvím e-mailové adresy veznamenizla@gmail.com a připojí k nim potvrzení o úhradě Příspěvku, popřípadě uvede variabilní symbol.

5. Fotografování, video a použití nástrojů AI

Na Akci se pořizují fotografie a audiovizuální záznamy. Pořadatel a jím pověřené osoby (fotografové, kameramani, organizační tým) pořizují v průběhu celé Akce fotografie a obrazové i zvukové záznamy, a to jak během Hry, tak při doprovodných částech programu, včetně předherních a poherních portrétů Účastníků.

Účelem pořizování a zveřejňování těchto materiálů je dokumentace a propagace Akce, dalších běhů Akce a činnosti Pořadatele — zejména zveřejnění na webu Akce, na sociálních sítích, v tiskových a propagačních materiálech a ve výroční zprávě Spolku — a dále tvorba herních materiálů pro samotnou Hru. Fotografie z jednotlivých běhů zveřejňují fotografové rovněž ve vlastních veřejně dostupných albech, na která Pořadatel odkazuje z webu Akce.

Účastí na Akci Účastník bere na vědomí a souhlasí s tím, že může být na uvedených fotografiích a záznamech zachycen, že tyto materiály mohou být zveřejněny způsobem a k účelům uvedeným výše, a že mohou být zpracovány způsobem popsaným níže.

5.1 Nástroje AI při administraci akce

Pořadatel při organizaci a administraci Akce používá nástroje umělé inteligence. Jde zejména o třídění a přehledné zpracování přihlášek a odpovědí z registračního dotazníku, kontrolu úplnosti údajů, přípravu podkladů pro obsazení postav a kolejí, přípravu, korekturu a překlad korespondence s Účastníky, zpracování organizačních přehledů a přípravu herních a organizačních textů a materiálů.

Rozhodnutí, která se Účastníka týkají — zejména výběr účastníků podle čl. 3.2, přidělení postavy, vyloučení z Akce nebo vyřízení reklamace — činí vždy lidé z organizačního týmu Pořadatele. Pořadatel neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR; nástroje AI slouží pouze jako pomůcka při přípravě podkladů.

5.2 Nástroje AI při tvorbě audiovizuálního obsahu

Pořadatel používá nástroje umělé inteligence rovněž při tvorbě a zpracování obrazového, zvukového a audiovizuálního obsahu — jak obsahu herního, který je součástí Hry, tak obsahu propagačního. Jde zejména o:

• výběr, třídění a popis záběrů, střih, úpravu a vylepšení obrazu a zvuku (odšumění, zvětšení rozlišení, korekce barev, odstranění rušivých prvků);
• generování titulků, popisků a překladů;
• generování a dotváření ilustrací, grafiky, plakátů, novinových stránek, portrétů, rekvizit, atmosférické hudby, ruchů a mluveného slova, které jsou používány ve Hře nebo v propagačních materiálech Akce;
• tvorbu propagačních materiálů, které ze záznamů z Akce vycházejí nebo je obsahují, včetně materiálů vytvořených nebo dotvořených generativní AI.

5.3 Použití podoby a fotografie účastníka

Pořadatel může pro potřeby Akce použít fotografii Účastníka a upravit ji nebo z ní vytvořit odvozený obsah pomocí nástrojů umělé inteligence. Jde o fotografii, kterou Účastník sám zašle Pořadateli na jeho výzvu (zejména portrét pro účely vytvoření podoby herní postavy), a dále o fotografie a záznamy pořízené na Akci nebo na předchozích bězích Akce.

Takto vzniklý obsah slouží k dotvoření herního světa a k propagaci Akce. Jde zejména o portréty a medailonky herních postav, ilustrace a fotografie do herních tiskovin (například Kouzelnických novin), „pohyblivé“ fotografie a videosekvence, kolejní tabla, plakáty, herní dokumenty a rekvizity a o propagační materiály Akce.

Účastník bere na vědomí, že výsledný obsah může zobrazovat jeho podobu upravenou do vzhledu herní postavy, v kostýmu, v prostředí herního světa a v situacích, které se ve skutečnosti nestaly. Jde o zjevně fiktivní herní obsah vztahující se k postavě, nikoli k osobě Účastníka, a nelze jej vykládat jako zachycení skutečné události.

Zaslání fotografie je zcela dobrovolné. Zasláním fotografie Pořadateli uděluje Účastník souhlas s jejím použitím a úpravou způsobem a k účelům uvedeným v tomto článku. Nezašle-li Účastník fotografii, nemá to vliv na jeho účast na Akci. Souhlas lze kdykoli odvolat na kontaktní e-mailové adrese; odvolání souhlasu působí do budoucna a nedotýká se zákonnosti použití před jeho odvoláním ani materiálů, které již byly vytištěny nebo rozeslány.

Pořadatel se zavazuje, že podobu Účastníka nepoužije způsobem hanlivým, ponižujícím, sexualizovaným nebo jinak zjevně způsobilým poškodit jeho pověst, ani k vyjádření skutečných politických, náboženských či obchodních postojů, ani k propagaci jiných subjektů. Pořadatel nevytváří obsah, který by byl vydáván za skutečný záznam skutečné události, a nevyužívá nástroje AI k rozpoznávání obličejů ani k jiné biometrické identifikaci Účastníků.

5.4 Předávání do služeb třetích stran

Za účelem uvedeným v čl. 5.1 až 5.3 mohou být fotografie, videa, zvukové záznamy a texty nahrány do služeb třetích stran poskytujících nástroje umělé inteligence, včetně poskytovatelů se sídlem mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor. Pořadatel vybírá pro tento účel služby s odpovídající úrovní zabezpečení a se smluvními podmínkami umožňujícími takové použití, zejména takové, jejichž podmínky vylučují použití vložených dat k trénování modelů poskytovatele.

Účastí na Akci Účastník s tímto zpracováním souhlasí.

5.5 Meze a možnost nesouhlasu

• Účast ve Hře bez pořizování záznamu není možná — dokumentace Hry je nedílnou součástí Akce. Kdo si nepřeje být snímán vůbec, nemůže se Akce zúčastnit. Účastník, který si nepřeje být fotografován nad nezbytnou míru nebo si nepřeje být zachycen na portrétech, to může oznámit Pořadateli před zahájením Hry; Pořadatel se pokusí vyhovět v rozsahu, v jakém je to při společné hře možné. Nelze zaručit vynechání celkových a skupinových záběrů.
• Zjistí-li Účastník, že se nachází na některém zveřejněném záběru nebo na obsahu vytvořeném podle čl. 5.3 a je na něm zřetelně rozpoznatelný, může kontaktovat Pořadatele a požádat o jeho odstranění nebo anonymizaci; Pořadatel žádosti bez zbytečného odkladu vyhoví, nebrání-li tomu závažný důvod. U materiálů zveřejněných ve vlastních albech fotografů Pořadatel žádost fotografovi předá.
• Materiály, které již byly vytištěny, rozeslány nebo předány Účastníkům jako herní rekvizity, nelze zpětně stáhnout; námitku lze v jejich případě uplatnit pouze do budoucna.
• Pořadatel se při fotografování a natáčení snaží v maximální možné míře zachovávat soukromí Účastníků; v ubytovacích a hygienických prostorách se záznamy nepořizují.

5.6 Záznamy pořizované účastníky

Účastníci si smějí pořizovat vlastní fotografie a videa pro osobní potřebu a sdílet je na svých sociálních sítích, a to v rozsahu, v jakém to připouštějí pravidla Hry — Pořadatel je oprávněn pořizování vlastních záznamů v průběhu herního času omezit nebo zakázat v zájmu zachování atmosféry Hry. Účastníci jsou povinni respektovat soukromí ostatních Účastníků a na požádání zveřejněný záběr odstranit. Pořizování záznamů pro komerční účely, pro jiný subjekt, pro média a pořizování záznamů profesionální technikou vyžaduje předchozí souhlas Pořadatele.

6. Zpracování osobních údajů

Správcem osobních údajů Účastníků je Pořadatel — Imerze, z.s., IČO 244 69 131, se sídlem Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno. Kontaktní adresa pro veškeré záležitosti ochrany osobních údajů je veznamenizla@gmail.com. Zpracování probíhá v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).

6.1 Jaké údaje zpracováváme

• Nezbytné minimum pro účast: jméno a příjmení a e-mailová adresa.
• Údaje z přihlášky a registračního dotazníku: přezdívka, telefonní číslo, rok narození (za účelem ověření podmínky 18+), město bydliště, dosavadní zkušenost s larpem, preference postav a kolejí, herní preference a témata, kterým se Účastník přeje vyhnout, volba varianty jídla, velikost trička a další nepovinné odpovědi.
• Fotografie Účastníka zaslaná pro účely vytvoření podoby herní postavy — viz čl. 5.3; poskytuje se dobrovolně.
• Kontakt na blízkou osobu pro případ nouze, uvede-li jej Účastník.
• Údaje o členství ve Spolku vedené v evidenci členské základny.
• Údaje o přihlášce a platbě: variabilní symbol, částka, datum a číslo bankovního účtu, ze kterého byl Příspěvek odeslán. Číslo bankovního účtu je vedeno v účetnictví na bankovních výpisech Pořadatele bez vazby na ostatní osobní údaje a dále se nezpracovává.
• Fotografie, obrazové a zvukové záznamy pořízené na Akci a obsah z nich odvozený — viz čl. 5.
• Údaje o potravinových alergiích, dietních omezeních a o zdravotních omezeních podle čl. 2.2 — Účastník je uvádí dobrovolně; jde o údaje o zdravotním stavu, tedy zvláštní kategorii osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR. Vyplněním příslušného pole v registračním dotazníku dává Účastník výslovný souhlas s jejich zpracováním výhradně za účelem zajištění stravování a bezpečnosti na Akci. Osobám zajišťujícím stravování se předávají pouze v podobě souhrnných počtů porcí, bez jmen. Souhlas lze kdykoli odvolat na veznamenizla@gmail.com; odvolání souhlasu znamená, že Pořadatel nemůže uvedená omezení zohlednit.

6.2 Právní důvody a účely zpracování

• Plnění smlouvy a členského vztahu (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) — zpracování přihlášky a výběr účastníků, vydání a doručení registrace, evidence přihlášek a Příspěvků, vedení evidence členské základny Spolku, příprava postavy a herních materiálů, komunikace o změnách Akce a registrací, zajištění ubytování a stravování, vyřízení storna a reklamací.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) — dokumentace a propagace Akce a činnosti Spolku včetně pořizování a zveřejňování fotografií a záznamů a zpracování podle čl. 5.1 až 5.4, zajištění bezpečnosti a pořádku na Akci, ochrana práv a oprávněných nároků Pořadatele.
• Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) — vedení účetnictví a plnění daňových povinností.
• Výslovný souhlas (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR) — údaje o potravinových alergiích, dietních a zdravotních omezeních.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) — použití a úprava fotografie zaslané Účastníkem podle čl. 5.3.

6.3 Kdo má k údajům přístup

K osobním údajům Účastníků má přístup výhradně organizační tým Akce — vymezený okruh osob pověřených Pořadatelem, které údaje potřebují k přípravě a zajištění Akce a které jsou vázány mlčenlivostí. Pomocníci působící při příjezdu a v průběhu Akce mají přístup pouze v rozsahu nezbytném pro odbavení Účastníků na místě (zejména jméno a kategorie registrace na prezenční listině) a pouze po dobu Akce.

Osobní údaje Účastníků Pořadatel neprodává, nepronajímá ani nepředává třetím osobám pro jejich vlastní účely a nevyužívá je k propagaci jiných subjektů.

Nad rámec organizačního týmu se osobní údaje dostávají pouze k poskytovatelům technických služeb, kteří je zpracovávají jménem Pořadatele a podle jeho pokynů jako zpracovatelé (provozovatel a hosting registračního systému, poskytovatel e-mailové infrastruktury, poskytovatelé nástrojů umělé inteligence, banka, účetní), k fotografům spolupracujícím s Pořadatelem, k provozovateli místa konání v rozsahu nezbytném pro ubytování, a dále k orgánům veřejné moci, stanoví-li tak právní předpis.

Poskytovatelé nástrojů umělé inteligence mají přístup pouze k údajům, které jim Pořadatel pro daný účel předá podle čl. 5.1 až 5.4 — zejména k fotografiím, videu, zvukovým záznamům a textům; údaje o zdravotním stavu podle čl. 6.1 jim Pořadatel nepředává.

6.4 Doba uchování

• Registrační a kontaktní údaje: po dobu členství Účastníka ve Spolku a nejdéle 3 roky ode dne, kdy přestane být členem Spolku; poté je Pořadatel maže.
• Údaje z přihlášek zájemců, kteří nebyli vybráni: nejdéle 12 měsíců od konání příslušného běhu, aby mohli být osloveni jako náhradníci nebo při dalším běhu; poté je Pořadatel maže.
• Údaje o zdravotních a dietních omezeních: do skončení příslušného běhu Akce; poté je Pořadatel maže.
• Údaje o přihláškách a Příspěvcích vedené v účetnictví: po dobu stanovenou právními předpisy.
• Fotografie a audiovizuální záznamy zveřejněné za účelem propagace: po dobu, po kterou trvá účel zveřejnění, případně do vyřízení námitky či žádosti podle čl. 5.5.

6.5 Práva účastníka

Účastník má v souladu s GDPR právo:

• na přístup k osobním údajům, tedy získat od Pořadatele potvrzení, zda jsou jeho údaje zpracovávány, a pokud ano, přístup k nim a k informacím podle čl. 15 GDPR;
• na opravu nepřesných údajů a na doplnění neúplných údajů podle čl. 16 GDPR;
• na výmaz („právo být zapomenut“) podle čl. 17 GDPR, jakmile údaje již nejsou potřebné pro uvedené účely nebo jakmile Účastník odvolá souhlas a neexistuje jiný právní důvod pro zpracování;
• na omezení zpracování v případech podle čl. 18 GDPR;
• na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu podle čl. 21 GDPR — zejména proti zveřejňování fotografií a záznamů a proti jejich zpracování nástroji AI;
• odvolat udělený souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním;
• nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování podle čl. 22 GDPR; Pořadatel takové rozhodování ani profilování neprovádí — viz čl. 5.1;
• na oznámení případu porušení zabezpečení osobních údajů podle čl. 34 GDPR.

Žádosti a stížnosti týkající se zpracování osobních údajů uplatňuje Účastník u Pořadatele na adrese veznamenizla@gmail.com. Účastník má rovněž právo obrátit se se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz, který je v této oblasti dozorovým orgánem.

6.6 Zadávání a oprava údajů

Účastník zadává své osobní údaje prostřednictvím webové aplikace tickets.vzz.imerze.cz. V případě chybně zadaných údajů (např. překlep ve jméně nebo telefonním čísle) je Účastník ve vlastním zájmu povinen kontaktovat Pořadatele. Přeje-li si Účastník smazat své údaje dříve, než uplyne doba uvedená v čl. 6.4, může o to Pořadatele požádat.

7. Závěrečná ustanovení

Tyto podmínky tvoří nedílnou součást dohody mezi Pořadatelem a jeho členem (event. budoucím členem) a každý Účastník poskytnutím Příspěvku současně stvrzuje, že se s těmito podmínkami seznámil, a zavazuje se je dodržovat.

Práva a povinnosti plynoucí z těchto podmínek se na Účastníka vztahují okamžikem uhrazení Příspěvku; týmž okamžikem vzniká jeho účastnické členství ve Spolku.

Písemný souhlas či písemnou komunikaci podle tohoto dokumentu lze nahradit e-mailovou komunikací prostřednictvím e-mailu Pořadatele veznamenizla@gmail.com.

Pořadatel nenese odpovědnost za to, že Účastníkovi nebude registrace nebo jiná zpráva Pořadatele doručena z důvodů spočívajících byť zčásti na straně Účastníka, zejména z důvodu, že ji nebude možné doručit na Účastníkem zadaný e-mail (přeplněná schránka, spamový filtr, chybně uvedená adresa apod.).

Ukáže-li se kterékoli ustanovení tohoto dokumentu neplatným nebo neúčinným, není tím dotčena platnost a účinnost ostatních ustanovení, jsou-li oddělitelná.

Pořadatel je oprávněn kdykoli jednostranně měnit tyto podmínky; o změně vyrozumí Účastníky zveřejněním jejich aktuálního znění na svých webových stránkách.

Práva a povinnosti neupravené v tomto dokumentu se řídí českým právním řádem, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. V případě soudního řízení rozhoduje příslušný český soud.

Tyto podmínky nabývají účinnosti dne 28. 9. 2026.